En toda empresa existen dispositivos de elevado coste como proyectores, portátiles, arañas de videoconferencia, etc. que se prestan a los trabajadores para un uso puntual o teclados, portátiles, ratones y otros dispositivos que se entregan de forma definitiva para la sustitución de averiados. La administración de estos dispositivos suele correr a cargo del Departamento Informático. Por lo tanto, son los responsables de su gestión, mantenimiento, préstamo y retorno.
Ventajas de nuestro sistema de gestión de dispositivos
Por un lado, logramos tener un mayor control sobre quién usa cada dispositivo. Nuestro sistema permite la reserva del mismo equipo para diferentes rangos de fechas determinado. Así evitamos la situaciones tensas en las cuales dos personas necesitan a la vez el mismo dispositivo. Además, se obtienen una serie de estadísticas de uso de cada dispositivo sabiendo quién y cuándo ha retirado y retornado cada uno de ellos. Estos datos también nos permiten detectar si algún equipo tiene un uso excesivo y es necesario aumentar su número de unidades.
Seguridad
Los dispositivos de préstamo de IT suelen ser equipos con un elevado precio de compra. Por esta razón, no es buena idea dejarlos almacenados en un armario, mezclando cargadores, piezas de recambio e instrucciones.
Sabemos que los trabajadores necesitan los mejores equipos para la oficina, en buenas condiciones y listos para usar. Por lo tanto, es importante invertir en la buena custodia y administración de los equipos de préstamo IT.
¿Cómo funciona la entrega automática de dispositivos IT?
En este caso el personal de IT debe precargar en la taquilla aquellos equipos que entrega con cierta regularidad para anticipar el trabajo y permitir una rápida respuesta en caso de cualquier necesidad.
Cuando un usuario tiene una incidencia o requiereun nuevo equipo lo indica el equipo de IT quien le asignará un equipo ubicado en taquilla. El usuario recibe una clave de recogida de su equipo de la taquilla pudiendo entregar a la vez el equipo averiado para recogida por parte del personal de IT para su reparación.
Todo este proceso se puede integrar con diferentes paquetes de software como SAP, ServiceNow o Jira Ticketing automatizando así la gestión rápida de las tareas asignadas.
Ejemplo de email de aviso de recogida:
¿Cómo funciona el préstamo puntual de dispositivos IT?
Cuando un empleado necesita un dispositivo se realiza un reserva indicando la hora inicial y final. Si se intenta reservar un dispositivo ya reservado, el sistema dará un aviso de solapamiento y evitará la reserva. En caso de reserva satisfactoria, se le enviará un sms / email al usuario de la reserva con la clave de apertura. Además, como se admite reservar con mucho tiempo de antelación, se le enviará al usuario un recordatorio una hora antes de la reserva con el código. Para evitar olvidar el retorno de un equipo, se enviará una alerta 30 minutos después de la hora de devolución acordada. Todos los dispositivos llevan un código QR adherido para simplificar su retorno. De esta forma, cuando concluye el préstamo de un equipo tan sólo se debe acercar el código de su caja al lector bidimensional de la consigna para que se le abra la puerta donde dejarlo.
Ejemplo de email de aviso de reserva:
Algunos de nuestros clientes de taquillas de gestión de equipos IT
